Cómo sacar el RUT: Requisitos y Trámites

El ejercicio legal de las actividades en Colombia pasa por tener el Registro Único Tributario (RUT). Este, no es más que el Registro adscrito a la DIAN por medio del cual, el gobierno colombiano obtiene la información oportuna para monitorear a los contribuyentes en sus diferentes categorías.

Por ello, es de suma importancia, conocer los requisitos necesarios para sacar el RUT, a fin de no pasar por alto ninguna información.

¿Qué es el RUT y para que sirve?

requisitos para sacar el rut

El Registro Único Tributario o RUT por sus siglas, es el mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a personas como entidades con ejercicio empresarial dentro de Colombia.

Tiene como propósito, avalar para el Estado colombiano, la relación comercial o financiera que le permitirá a la DIAN como órgano rector, constatar las obligaciones tributarias tanto de personas naturales como empresariales.

En ese caso, el RUT le provee a la DIAN información veraz, actualizada, clasificada y confiable para desarrollar una gestión de recaudación, control y servicio más efectiva.

Para ese propósito, el RUT agrupa tanto a personas como a empresas contribuyentes declarantes o no del Impuesto Sobre la Renta, para clasificarlos.

Al realizar el registro ante dicha entidad, la DIAN emitirá el NIT, que es el número de identificación.

Cómo Tramitar el RUT: Pasos a seguir

  1. Para tramitar el RUT, es necesario acceder a la página oficial de la DIAN y ubicar el menú para ingresar a la sección.
  2. En la pantalla aparecerá un menú, hacer click en la pestaña “Inscripción en el RUT”. Selecciona el tipo de inscripción, y llena el formulario que aparecerá en la pantalla.
  3. Lee el formulario y observa las opciones, y guarda los cambios. Luego, selecciona la sección “enviar”. Listo el proceso. Ahora, lleva a la oficina seleccionada los documentos solicitados y el comprobante de la cita.
  4. Si la inscripción del RUT corresponde a una persona natural, no tiene por qué registrarse en la Cámara de Comercio.

pasos para tramitar el rut

¿Cuántos tipos de inscripciones de RUT existen?

Existen básicamente dos tipos:

  • La inscripción para Persona Natural o Asimilada: para personas con actividades excluidas del IVA, con NIT antes de 2004, sin reinscribirse.
  • Persona Jurídica o Asimilada: para persona jurídica nueva sin necesidad de Registro Mercantil, con NIT asignada antes de 2004 y sin reinscribirse. Así como clientes con necesidad de inscripción ante cámara de comercio, y personas naturales o jurídicas sin NIT, pero con registro mercantil o certificado de cámara de comercio.

¿Qué Documentos Necesito para el RUT?

Como las personas naturales o jurídicas con obligaciones tributarias formales, están obligadas a inscribirse en el Registro Único Tributario (RUT), deben consignar en las oficinas establecidas estos recaudos:

Para Menores de edad:

  • Documento de identificación del menor.
  • Documento de identidad de los padres o representante legal.
  • En caso de que el representante legal no sea familiar directo, presenta documento que lo exprese, para poder firmar el formulario de inscripción.

Para Mayores de 18 años no comerciantes:

  • Documento de identificación en caso de ser colombiano.
  • Si eres extranjero, presentas pasaporte o certificado de extranjería.

Para Comerciantes:

  • Documento de identificación o pasaporte.
  • Certificado mercantil como persona natural.
  • Certificado mercantil del establecimiento, si lo posee.
  • Los nuevos integrantes del RUT hacen la inscripción en cualquier sede de la cámara de comercio.
  • Si el comerciante ya está inscrito, entonces tramitará su actualización ante la DIAN en el lugar habilitado para tal fin.

Para Asalariados:

  • Documento de Identificación

Para Exportadores:

  • Documento de identificación.
  • Certificado mercantil como persona natural.
  • Certificado mercantil del establecimiento.
  • Si eres nuevo integrante del RUT, la inscripción deberás realizarla en cualquier sede de la cámara de comercio del domicilio.
  • Si se trata de un comerciante ya inscrito, debe tramitar su actualización ante la DIAN y sitio habilitado para tal fin.

Para Consorcios y uniones Temporales:

  • Documento de identificación.
  • Presentación del documento que conste la conformación de dicho consorcio.
  • Inscripción temporal en el RUT.
  • Registro mercantil por miembro, como persona natural o cada integrante del consorcio, si es jurídica.
  • Vigencia del certificado de las sociedades, emitido por la cámara de comercio.

¿Cuánto Tiempo de Vigencia tiene el RUT?

Es importante que sepas que el RUT es un documento con vigencia indefinida en Colombia. Por esa razón, no se exige renovación de ese registro, según lo establecido en el Artículo 6, decreto 2788 de fecha 31 de agosto de 2004.

Para tu facilidad, tienes la ventaja de tener copias del portal con fecha actualizada; así que no necesitarás dirigirte a las oficinas de la DIAN.

Solamente tendrá validez la copia, con el sello de agua “copia certificada documento sin costo”, y la hora y fecha de emisión situada en la parte inferior derecha de la hoja.

Sin embargo, no pases por alto las actualizaciones de datos respectivos, ya por cambio de profesión o por cambio de datos personales como dirección, número de teléfono, entre otros.

¿Quiénes Deben Sacar el RUT?

Según el artículo 5 del Decreto 2788 de 2004, las personas obligadas a inscribirse en el RUT son las siguientes:

  • Personas y organizaciones contribuyentes del impuesto sobre la renta (ISR).
  • No contribuyentes, pero declarantes de ingresos y patrimonio.
  • Responsables de ventas de régimen común o simplificado.
  • Importadores y exportadores.
  • Personas o entidades que no sean responsables de ventas, pero requieran el NIT para emitir facturas.
  • Profesionales que participen en compra y venta de divisas.
  • Personas naturales o jurídicas que participen en importación, exportación y tránsito aduanero.

¿Dónde Debo Tramitar el RUT?

oficinas dian rut

Para sacar el RUT puedes acudir a cualquiera de las oficinas ofrecidas por el sistema; generalmente seleccionamos la más cercana a nuestra residencia.

Ten presente que las actualizaciones posteriores del RUT, se podrán realizar vía internet, sin necesidad de llevarla a una oficina para firmar o sellar.

Sin embargo, si tienes duda, contacta alguna oficina del DIAN por los teléfonos 5462200 y 6059830 en Bogotá, y la 01 900 555 0993 para el resto del país.

Recuerda, si quieres evitar sanciones, inscríbete en el RUT al dar inicio a la actividad económica. De lo contrario, atente a las consecuencias sancionatorias como:

  • Clausura del establecimiento, un día por cada mes de infracción o una multa equivalente a una unidad de valor tributaria (UVT) por cada día de retraso, cuando el contribuyente no se haya inscrito en el RUT.
  • Multa de diez UVT por no tener en lugar visible la certificación de inscripción al RUT.
  • Sanción por desactualización de la información, equivalente a multa por dos UVT por cada día/retraso cuando se refiera a dirección o actividad económica.
  • Por indicar datos falsos, incompletos o equivocados, se sancionará con multa por cien UVT.

¿No te parece que es mejor prevenir que lamentar?

Lo expuesto es para toda persona con alguna actividad económica, aun las pertenecientes al régimen simplificado.

Entonces, ¿ya sabes para qué sirve sacar el RUT y su importancia?

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