Formato de nómina: Qué es, Modelos y Ejemplos

Si eres el propietario de una empresa no importa lo amplia o lo discreta que esta sea, y para los fines que la ley establece, necesitas tener una nómina en la que se describa de manera suficiente el conjunto de los salarios que le cancelas a tus empleados; estos incluyen tanto los bonos como las deducciones. En un formato de nómina se registra todas las cantidades que pagas a cada empleado que tienes por el trabajo que hacen durante un periodo de tiempo.

Una nómina es un componente crucial para mantener el control financiero de tu empresa. Representa, dicho en vocabulario administrativo, el registro contable de la totalidad de los sueldos y salarios tanto brutos como netos (después de las deducciones correspondientes) de cada uno de los miembros del personal que trabaja para ti. Parte de su importancia radica en que a partir de ella se establece los impuestos que habrás de pagar al fisco anualmente.

Es necesario que tengas muy presente que esos impuestos que debes pagar en relación con tu nómina, influyen notablemente en la determinación de los ingresos totales (brutos y netos) de tu empresa. El departamento de nómina de tu empresa necesita tener perfectamente al día, todos los datos de nómina que interesan al fisco. Y esto es posible conseguirlo por medio de su formato de nómina.

¿Qué es y qué contiene un formato de nómina?

formato de nómina

Dicho en pocas palabras un formato de nómina es una especie de documento administrativo útil y específico para el cálculo de la paga y de los descuentos que cada empresa debe hacer a sus trabajadores cada mes (en promedio) y mantener bajo registro por ley. En las nóminas quedan registrados los dineros que reciben los trabajadores incluyendo los aportes a los derechos sociales que debe hacer la empresa.

Al final un determinado período de trabajo toda empresa debe preparar en un formato, su nómina de pagos Esta dicha nómina contiene toda una serie de datos indispensables para el correcto control de los estados financieros de una empresa. Un formato de nómina contiene la identificación de cada trabajador, su remuneración, el cargo que desempeña, el número de horas (o período) que cada empleado trabajó, las deducciones o retenciones que son de ley.

Asimismo, incluye de manera diferenciada el número de horas extraordinarias trabajadas (si aplica). También deben estar señalados los aportes al seguro social, los anticipos recibidos por el empleado (si aplica). De la diferencia entre el salario bruto y las deducciones o retenciones se establece el salario neto que el trabajador finalmente recibe.

En términos esquemáticos un formato de nómina contiene tres componentes fundamentales:

  • Salario devengado.
  • Las deducciones efectuadas.
  • Los aportes o apropiaciones.

1.-  Salario devengado.

Se corresponde con el total de los ingresos que tu trabajador percibe en un período acordado que puede ser quincenal o mensual. Para el cálculo de los ingresos totales se debe incluir los siguientes elementos:

  • El sueldo básico.
  • Las horas extras.
  • Las horas nocturnas.
  • las jornadas dominicales y festivas.
  • Cualquier comisión a que ha habido lugar.
  • Auxilio de transporte.

2.- Las deducciones.

Se refieren a los descuentos a efectuar sobre el total del salario percibido. La ley establece que cada trabajador hace un aporte del 4% de su salario a algunos conceptos afines y un porcentaje diferencial lo asume tu empresa.

  • Seguridad social.
  • Pago de pensión.

En algunas ocasiones, hay lugar para deducciones adicionales que deben incluirse en el formato de nómina:

  • Retenciones con miras al impuesto sobre la renta (Retención en la fuente).
  • Los subsidios a la cotización de las pensiones.
  • Pago de créditos otorgados al trabajador (Créditos de libranza).
  • Otras deducciones.

3.- Las apropiaciones.

Se corresponden a los pagos que tu empresa debe asumir en relación con los siguientes conceptos:

  • La seguridad social; para la salud (8.5%), las pensiones (12%), la administración de riesgos laborales o ARL (en su totalidad).
  • Las contribuciones obligatorias a las cajas de compensación familiar (Aportes parafiscales)
  • Las prestaciones sociales: por vacaciones, cesantías y las primas por servicios.

El costo total de cada uno de estos ítemes se modifica de acuerdo a la clase de contrato suscrito con el trabajador, el lapso a liquidar y el salario total percibido por parte del empleado. Estas Apropiaciones no se reflejan necesariamente en el formato de nómina, pero es una información que necesitas tener presentes para que puedas mantener el orden de todo lo que cancelas a tus empleados.

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En términos básicos, los formatos de nómina deben y pueden adecuarse al número total de empleados que tengas en tu empresa y los puedes desarrollar con la ayuda de distintos tipos de documentos. Uno de estos documentos que puedes utilizar y que tienes a tu alcance, para crear un formato de nómina son las plantillas de Excel de tu programa Windows. Descarga la plantilla de formato de nómina en Excel aquí.

¿Cómo puedes crear un formato de nómina?

Utilizar plantillas de Excel es una sencilla opción susceptible de ser adoptada por y para aquellas empresas que no disponen de un número elevado de empleados. Esas plantillas contienen como parte de sus atributos, diversos tipos de fórmulas que te permiten hacer los cálculos apropiados para determinar el salario total percibido por cada trabajador y también las deducciones a que haya lugar.

Utilizar estas plantillas para crear un formato de nómina no está exento de riesgos y limitaciones. Con este tipo de archivo tienes que mantener muchas precauciones en relación con cualquier modificación que debas introducir en tu nómina. Asimismo debes cuidar de no eliminar o cambiar alguna fórmula con la que trabajes habitualmente pues esto alterará tus resultados finales.

Por otro lado, las plantillas Excel pueden generarte complicaciones ya que ellas no cuentan con un apoyo o respaldo legal y tampoco se actualizan de manera automática. En razón de estas limitaciones, estarás obligado a revisar con muchísimo cuidado y curiosidad toda la información que introduzca en estas plantillas. Sin embargo, existen en Internet algunos programas que automatizan los datos en los archivos de Excel y facilitan mucho el trabajo.

Formatos de nómina en la red

Algunas empresas de software te ofrecen la opción de crear un formato de nómina y archivarlo y preservarlo en la nube. Estos programas tienen la peculiaridad (entre múltiples opciones) de permitirte mantener toda tu información actualizada y adaptada permanentemente a los cambios que se pueda introducir en las leyes y esto representa para ti, un elemento de tranquilidad y confianza.

Puedes y tal vez debas, pensar en las posibilidades que tienes para crear formatos de nómina que puedas guardar en la nube y escoge entre las diferentes propuestas, la opción que te ayude a ahorrar tiempo y a mejorar todos los procesos de cancelación del salario a tus empleados. Tu preocupación más sensible será la de elegir el software de nómina más adecuado a tus condiciones y necesidades.

Algunos programas de nóminas en la red incluyen los conceptos fundamentales para el pago de nómina y se actualizan en función de las disposiciones de la ley. Ciertos programas se organizan en relación con el cumplimiento de cuatro precisos pasos que te garantizan y te dan la seguridad de haber hecho y tener los cálculos precisos:

  1. Selección de tus empleados y novedades. Te permite crear listados y hacer la selección de todas las personas que deben estar incluidas en tu nómina.
  2. Te permiten considerar todas las novedades a que haya lugar. Puedes registrar toda incidencia que haga falta respecto de cada empleado: vacaciones, incapacidad o alguna otra.
  3. Te permiten supervisar tu nómina y verificar que cada trabajador en particular esté presente en tu nómina. Puedes observar cada detalle de todos tus empleados.
  4. Finalmente te permite crear tu nómina. Crear los recibos y realizar tus pagos.

Por tratarse de un software almacenado en la nube, te permite crear tu formato de nómina desde cualquier ordenador y sea cual sea el lugar en donde te encuentres. Para ingresar solo vas a necesitar de tu nombre de usuario y tu contraseña.

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