¿Cómo hacer un oficio correctamente en 2020?

A todo el mundo, en algún momento le ha tocado redactar un oficio porque necesitó hacer alguna solicitud o bien expresar una opinión. En tu caso, probablemente y en tu momento no tuviste una idea clara (y tal vez todavía hoy no la tengas) acerca de lo que es un documento de este tipo o de cómo hacer un oficio. Bueno tampoco es que sea una cosa demasiado complicada, pero como todo tiene sus detalles.

Un oficio es en pocas palabras, un documento formal y como tal debe tener un mínimo de organización y de orden. Por esta razón es útil que conozcas de una manera sencilla qué es un oficio, cómo se redacta, cómo se ordena su contenido y por supuesto, cuál debe ser su contenido.

¿Qué es un oficio?

Los oficios son un tipo de comunicación que se escribe para hacer llegar comunicaciones oficiales a un receptor (o receptores) determinado. Esta clase de documentos es expedida así por instituciones de carácter público como de carácter privado. Al día de hoy, los oficios son comunes tanto en oficinas y departamentos vinculados a la administración nacional como en empresas personales quienes igualmente los emiten.

En otras palabras, un oficio es redactado con el propósito de informar o hacer solicitudes oficiales y por esto se acostumbra que su redacción o escritura vaya revestida de unas condiciones y cualidades de carácter formal. Se trata de que cumpla con unas condiciones establecidas y aceptadas como una suerte de protocolo para la redacción de esta clase de documentos.

¿Obedecen los oficios algún tipo de clasificación?

hacer un oficio

La respuesta clara y directa es sí, realmente existen algunas pocas maneras de clasificar cada oficio que se redacta, y de seguidas vas a poder conocer algunas de las más comunes. Su clasificación se hace en función del tipo de organismo que los emita, del destinatario a quién va dirigido y de si van a ser enviadas a una o varias personas. En todos los casos comprende una estructura y una redacción usualmente formal.

Oficios según la instancia de la que emanan o proceden

La diferencia que existe en esta clase de oficio depende de dos detalles:

  1. Aquellos oficios emitidos por parte de alguna instancia de la administración del Estado y/o entes gubernamentales.
  2. Aquellos oficios que proceden de una persona particular o de una empresa privada.

Oficios según su destinatario

Esta clase de oficios igualmente se dividen en dos tipos:

  1. Oficios internos. Son aquellos documentos dirigidos a personas que son parte de una organización, una empresa o bien, de grupo de trabajo. Se pueden dar dos casos a) que el destinatario se encuentre en la misma sede del emisor y b) que el o los destinatarios se hallen en una misma empresa pero se encuentran en una instalación distinta.
  2. Oficios externos. Son aquellos que se redactan cuando se quiere hacer llegar una información a un público indiferenciado o a otras empresas o instituciones. Es decir, son dirigidos a personas que no son parte de la misma organización.

Oficios según el número de personas a las que está dirigido

La tercera manera de clasificar este tipo de documentos es de acuerdo al número de destinatarios a los que se pretende hacer llegar la misma información. Esta clasificación puede ser subdividida de dos modos distintos:

  1. Oficios simples. Estos están dirigidos a un único destinatario. Este puede ser una persona, una oficina gubernamental o una organización comercial. Por regla general, si se trata de una empresa, se suele dirigir el documento a nombre del propietario o de la persona que tiene cargo de responsabilidad.
  2. Oficios múltiples. Son aquellos documentos que van dirigidos a un grupo de personas o de compañías. Estos suelen tener la misma estructura que tienen los oficios simples, pero el modo de ser redactados es también más general y menos particularizado. No incluye datos específicos de persona alguna a la que vaya dirigida y casi siempre se inicia con una suerte de encabezado que reza: A quien pueda interesar.

¿Cómo hacer un oficio formal?

Una de las características que diferencia a un oficio de carácter formal, es que casi siempre va escrito en una hoja de tamaño Carta la cual tiene unas dimensiones de 21, 59 cm de ancho x 27, 94 cm de largo. Además de esto, siempre contienen un conjunto de datos particulares y son redactados de una manera seria y circunspecta. Usualmente se redactan en primera persona y casi nunca exceden una extensión de dos folios (páginas).

En oficio formal está diferenciado por los siguientes elementos estructurales:

  1. Debe señalar tanto el lugar como la fecha de su emisión, indicando claramente el día, el mes y el año.
  2. Obviamente, debe identificar a quién va dirigido o su destinatario. Si se trata de un oficio simple debe contener el nombre y la dirección de la persona o empresa a la que se dirige. Si está dirigida a un público indeterminado o general, será necesario redactarla en plural con el encabezado ya señalado: A quien pueda interesar.
  3. Debe especificar el tema o motivo por el cual es redactado y enviado el oficio, a su término se agregan dos puntos e inmediatamente se presenta un resumen explicativo de todo lo mencionado.
  4. Si se considera necesario, deberás agregar antecedentes al oficio, en caso de que los haya.
  5. Por asuntos de consideración y respeto por el receptor, todo oficio incluye una salutación de despedida. Debe ser redactada en términos sencillos, sin ampulosidades buscando mantener la mayor cordialidad con el destinatario.
  6. Todo oficio termina con la sección llamada el calce que por lo general es una última palabra amable que antecede a la firma del emisor del oficio. Esta suele ser Atentamente o bien Cordialmente y de seguidas la firma de quien emite el documento.
  7. Por último, la numeración del oficio se corresponde con un serial, cifra o siglas que identifiquen el lugar de origen del oficio así como la razón por la que se emite. Suele ser común en instituciones donde está normalizada la emisión de documentos.

Oficios de solicitudes o petición

Se corresponden con un tipo específico de documentos cuyas características clave es que son documentos oficiales que se redactan (como bien su nombre lo indica) para formalizar la solicitud de un recurso o servicio. Es de uso habitual en oficinas y organismos públicos. Y en tales casos van dirigidos a una instancia que es la encargada de suplir el bien que se requiere.

¿Cómo debe ser redactado un oficio de solicitud?

Para la redacción de un oficio de esta clase, debes tener en cuenta que su estructura que debe seguir los siguientes parámetros:

  • En la esquina superior derecha del folio, por lo general se escribe la fecha y el lugar de su despacho.
  • Siendo documentos oficiales, debe registrar de forma obligatoria una clave o número específico del oficio. Este dato se sitúa en la esquina superior izquierda del folio.
  • Acto seguido se debe registrar los datos del destinatario en la misma línea (renglón) en el que se asentó la clave o número del oficio. Es necesario escribir el nombre completo y debe ir acompañado del cargo que desempeña el destinatario junto con la identificación de la institución a la cual se le envía la solicitud.
  • En el cuerpo de la carta, debes comenzar primeramente señalando el asunto. Debe estar redactado de manera clara, directa y sencilla; indicando cuál es la petición estás formulando por medio de este documento.
  • Con la finalidad de que el destinatario tenga conocimiento cabal del asunto incluye las referencias adecuadas; describe brevemente los oficios similares enviados con anterioridad.
  • Una vez presentadas las referencias explica con un poco más de precisión y detalle la petición que estás formulando, aquí te puede ser de utilidad presentar los argumentos que apoyan tu solicitud. Para finalizar incluye unas palabras de despedida que sirvan para preservar la cordialidad y amabilidad necesarias, a las que puedes agregar que quedas a la espera de su pronta respuesta.
  • Como para el caso del oficio precedente, termina tu comunicación con una aquellas palabras sugeridas: Atentamente o Cordialmente y finalizas escribiendo tus datos personales incluyendo el cargo que desempeñas y la identificación de la entidad desde la que se emite la carta (especificando si fuese el caso, el departamento). Recuerda que al imprimir el documento debes incluir tu firma y el sello de la instancia que expide el oficio.
  • Siempre será necesario imprimir varias copias del documento y al respecto, hay que especificar en el documento a las instancias a donde están dirigidas cada una de ellas. Y por último, las señalas con las siglas: CCP (con copia) y luego el nombre de a quién se dirige el documento. Esto se realiza para indicar que hay un respaldo del documento entregado.

Algunas recomendaciones para la redacción de un oficio

Ten gran cuidado al momento de identificar el destinatario, ten presente que sus datos sean los correctos y que el nombre de la persona a la que va dirigido se entienda de forma clara.

Preocúpate de escribir con cortesía, de manera respetuosa y sobre todo correcta y precisa. Respeta a la persona a la que escribes.

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